Règlement Intérieur HPP

Article 1 – Préambule
Le présent règlement intérieur est adopté le 31 mai 2021.
L’association fonctionne conformément aux dispositions de ses statuts adoptés le 31/03/1988.

Article 2 – Cotisations

2.1. Conditions d’adhésion
2.1.1. L’année sociale est fixée du 1er janvier au 31 décembre.
2.1.2. La cotisation des personnes physiques est proposée annuellement par le Conseil d’administration et fixée par l’assemblée générale ordinaire.
2.1.3. La cotisation des personnes morales est fixée à deux fois le montant de la cotisation annuelle. La personne morale adhérente devra désigner la personne physique la représentant au sein de l’association.
2.1.4. Chaque nouveau membre s’engage sur la base des statuts de l’association et de son règlement intérieur en vigueur au moment de son adhésion.
2.1.5. La demande d’adhésion se fait au moyen d’un formulaire papier ou téléchargé, mis à la disposition des adhérents par l’association. Tout adhérent s’engage à porter à la connaissance de l’association toute modification le concernant.
2.1.6. Aucune condition de nationalité ni de résidence sur le territoire français n’est requise pour adhérer.
2.1.7. Pour les adhérents « couple » ou plusieurs membres d’une même famille, il est perçu une demi-cotisation pour l’année à partir de la deuxième personne.
2.1.8. Pour les étudiants et les personnes en recherche d’emploi, il est perçu une demi-cotisation pour l’année.
2.1.9. La qualité d’adhérent n’est acquise que par le paiement de la cotisation.

2.2. Recouvrement
2.2.1. Le règlement de la cotisation s’effectue, chaque année, en janvier. L’acquittement par virement bancaire est à privilégier.
2.2.2. Pour tout nouveau membre, adhérant en cours d’année, sa cotisation est calculée « prorata temporis », par trimestre.
2.2.3. Le trésorier délivre un reçu fiscal, dans le premier quadrimestre de l’année.

2.3. Retard
2.3.1. Le trésorier présente au Conseil d’administration la liste des adhérents en défaut de cotisation, aux fins de prise de décision les concernant.
2.3.2. Le cas de toute personne en situation particulière sera examiné par les membres du Bureau.

2.4. Exclusion/Radiation
2.4.1. Tout membre qui, par son comportement, sa mauvaise foi, ou ne respectant pas les statuts et/ou le règlement intérieur de l’association, peut faire l’objet d’une sanction extrême, c’est-à-dire l’exclusion ou la radiation. Il en est de même en cas de faute grave ou d’acte de malhonnêteté envers l’association ou ses membres. Cette décision sera prise par le Conseil d’administration.
2.4.2. Tout membre refusant de payer sa cotisation peut être radié par le Conseil d’administration.
2.4.3. Tout membre concerné par une telle mesure a la faculté de se défendre et de connaître les faits qui lui sont reprochés. Pour sa défense, il peut se faire assister par un adhérent. Les échanges de correspondance, s’effectuent, par tous moyens, susceptibles de faire preuve.

Article 3 – Assemblée générale

3.1. Tout membre adhérent, à jour de sa cotisation, peut participer à l’assemblée générale ordinaire qui se réunit selon les dispositions de l’article 10.1 des statuts.
3.2. Tout adhérent absent peut se faire représenter à l’assemblée générale par un autre adhérent, de son choix, muni d’un pouvoir. Avant l’ouverture de la séance, tout adhérent remet, au président ou au trésorier, les procurations dont il est porteur.
3.3. Les propositions d’inscription à l’ordre du jour sont faites par écrit et remises au président ou au trésorier, deux mois avant la date de l’Assemblée générale.
3.4. Toute personne physique adhérente depuis au moins 4 mois au sein de l’association peut se présenter au Conseil d’administration. À cet effet, l’adhérent fait acte de candidature auprès des membres du Bureau, au moins deux mois avant la date de l’Assemblée générale. Le Bureau élabore une liste de candidats et le nombre de postes à pourvoir.
3.5. Le Conseil d’administration, élu lors de l’Assemblée générale ordinaire, délibère pour désigner les membres du Bureau. La séance est tenue dans les 15 jours suivant l’assemblée générale ordinaire.
3.6. Le Conseil d’administration se réunit selon les dispositions de l’article 8.1 des statuts.
3.7. Le Conseil d’administration a toute latitude pour engager les dépenses courantes de l’association sous réserve de l’accord du président et du trésorier. Aucune dépense ne peut être engagée par un membre de l’association. Pour toute dépense engagée, un justificatif est remis au trésorier.
3.8. Un compte rendu succinct, reprenant les grandes lignes de chaque séance du Conseil d’administration, est adressé aux adhérents.

Article 4 – Responsabilité et obligations des adhérents (code de conduite)

4.1 Respect des statuts et règlement intérieur
Chaque adhérent s’engage à respecter les statuts et le règlement intérieur de l’association. Un adhérent, par ses actions ou ses déclarations, ne doit pas faire subir de préjudice moral ou matériel à l’association.
4.2 Respect des délibérations de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) et du règlement général pour la protection des données (RGPD)
Tout fichier de noms, de dates, de données personnelles ne peut être constitué sans l’autorisation des personnes concernées. La constitution de fichiers établis en dehors de l’autorité du club n’est donc pas autorisée.
HyperPomme Paris gère le fichier des adhérents et des participants aux séances en visioconférence Zoom dans le respect des règles relatives à la protection des données des personnes physiques.

Article 5 – Animations, ateliers, section FotoPom, chaîne YouTube

5.1. Animation hebdomadaire
5.1.1. Une animation hebdomadaire réunit les adhérents de l’association sur un sujet d’actualité, la prise en main de nouveaux logiciels ou matériels ou le démarrage dans la maîtrise de leur équipement par de nouveaux adhérents.
5.1.2. Les membres du Conseil d’administration se réunissent régulièrement, afin de mettre en place le programme mensuel de l’animation hebdomadaire.
5.1.3. La gestion des soirées hebdomadaires est réalisée depuis les ordinateurs appartenant à HyperPomme Paris, sous la responsabilité du Bureau, constitué selon les dispositions de l’article 7.5 des statuts.
Le Bureau peut mandater un adhérent pour assurer la gestion de cette soirée.
5.1.4 En attendant une reprise des réunions physiques, les soirées hebdomadaires se déroulent en visioconférence, avec l’application Zoom, dont l’abonnement annuel à la charge de l’association permet de connecter les adhérents, sans limitation de nombre, de durée et de fréquence hebdomadaire.
5.1.5 Pour participer et être acceptés dans la réunion en visioconférence, les adhérents doivent se nommer dans le cartouche prévu à cet effet.
Après plusieurs demandes d’identification à un participant restées sans réponse, le Bureau pourra l’exclure de la réunion Zoom.
5.1.6 Un lien de connexion est communiqué aux adhérents avant chaque séance, leur permettant de rejoindre la réunion, après authentification dans la « salle d’attente ».
L’accès à la séance est ouvert à partir de 18 h 15 afin de permettre de se retrouver et de converser.
Les séances sont prévues pour commencer à 18 h 30 précises et se terminer à 20 heures.
5.1.7 Les adhérents doivent se conformer aux présentes règles de bienséance suivantes :
couper le micro, dès le début de la séance, afin de permettre à l’animateur de présenter son sujet. En effet, un micro activé laisse entendre les bruits du domicile ou des discussions personnelles qui devraient être hors ligne. Le micro peut être réactivé en cliquant sur la barre d’espace, quand l’animateur le sollicite ou au moment des questions-réponses.
 Les animateurs et co-animateurs de la séance peuvent, à tout moment, couper le micro des participants dont les bruits pourraient perturber l’animateur et/ou la séance.
« lever la main » pour poser une question, en cliquant sur le bouton « réactions » situé sur la barre d’outils en bas, ceci, afin de ne pas interrompre sans cesse l’animateur, qui donnera la parole au moment opportun.
Ces deux derniers points sont détaillés dans le tutoriel qui se trouve sur le site d’HPP.
5.1.8 Les adhérents s’engagent à ne pas enregistrer la séance par leurs propres moyens.

5.2. Activité des ateliers permanents ou ponctuels et des sections
5.2.1. Ce sont des moyens de mettre en œuvre des actions qui entrent dans l’objet de l’association. Le Conseil d’administration valide leur tenue et désigne le ou les membres responsables, qui se réunissent autant que nécessaire. Les responsables ont pour tâche de les mettre en place, de diriger les travaux, d’établir un compte rendu qui est adressé aux membres du Conseil et aux adhérents qui y participent aux ateliers.
5.2.2. Les sujets sont proposés aux adhérents et ne se déroulent jamais le lundi soir, qui est réservé aux réunions hebdomadaires, décrites au 5.1.
5.2.3. Tout adhérent peut participer à l’une ou plusieurs de ces activités.

5.3. Chaîne YouTube
5.3.1 Objet
La chaîne YouTube HPP est mise en place pour offrir au Club une visibilité externe, à des fins de promotion de nos actions.
Tout adhérent peut proposer un document destiné à être publié sur celle-ci, dans le respect du présent règlement intérieur.
5.3.2 Élaboration de la vidéo
Cette production doit être en accord avec l’esprit d’HPP et mettre en valeur l’association.
Afin de distinguer nos productions, le sujet doit être original par rapport à ce que l’on peut déjà trouver sur YouTube et cibler un seul point d’information, dans un but didactique.
La forme et la durée doivent être celles d’un tutoriel de 10 à 20 minutes.
Cette production est différente de l’enregistrement d’une soirée.
L’identité graphique de cette production respecte la charte graphique d’HPP : logo, couleurs, etc.
5.3.3 Responsabilité
Le sujet du tutoriel est soumis, au préalable, à l’accord du Conseil d’administration (ou à celui du Bureau en cas d’urgence ou de disponibilité).
Une fois réalisé, le document est visionné par le Bureau, en vue de son acceptation de publication sur YouTube HPP.
La publication est réalisée par un membre du Bureau, accrédité par un accès administrateur sur le canal YouTube HPP.
5.3.4 Respect des délibérations de la CNIL et du RGPD
Le contenu du tutoriel respecte le droit d’auteur et le droit à l’image de chacun. Une autorisation préalable écrite individuelle est demandée.
Si un tutoriel ne répond pas aux règles précédentes, mais peut être utile aux adhérents de HPP, il peut être éventuellement publié sur le site du club avec l’accord de son créateur.
Les adhérents s’engagent à ne pas le diffuser.

Article 6 – Rôle et pouvoirs

6.1. Rôle et pouvoir du président
6.1.1. Le président convoque et préside les assemblées générales et les réunions du Conseil d’administration et de Bureau. Il organise les débats, assure l’application des statuts et du règlement intérieur.
Il soumet aux assemblées générales et au Conseil d’administration toutes les questions qui peuvent faire l’objet de délibérations. Il fait partie de toutes les commissions ou groupes de travail, y a une voix délibérative, mais ne peut les présider.
6.1.2. Le président de l’association en est le représentant, ou à défaut un vice-président, lors de manifestations publiques auxquelles l’association participe.
6.1.3. Le président soumet à la décision du Bureau tout engagement financier d’un montant égal ou supérieur à 15 % des cotisations reçues l’année précédente.

6.2. Rôle du trésorier
6.2.1. Le trésorier est chargé des encaissements et des paiements, de toute nature, ordonnés par l’assemblée générale et ordonnancés par le président et des courriers correspondants. Il est chargé notamment de la rentrée régulière des cotisations, du paiement des factures afférentes à la vie de l’association (assurance, loyer…), de la garde des pièces comptables et bancaires. Seuls, le président et le trésorier peuvent disposer de chéquiers et sont accrédités pour faire fonctionner le compte bancaire.
6.2.2. Le trésorier assure le contrôle des recettes et des dépenses. Les comptes financiers sont arrêtés au 31 décembre de chaque année.
6.2.3. Le trésorier doit présenter à chaque Conseil d’administration un état de la situation financière de l’association et remettre un compte annuel détaillé, 15 jours avant l’assemblée générale ordinaire.

6.3. Rôle du secrétaire
Le secrétaire assure le fonctionnement administratif de l’association aux côtés du président ; la rédaction des procès-verbaux, ainsi que leur transmission, après accord du président ; l’envoi des convocations et de l’ordre du jour des Conseils d’administration et des assemblées générales, dans le respect des délais mentionnés à l’article 10.2 des statuts.

Article 7 – Dispositions diverses

7.1. Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur est modifiable par décision majoritaire des membres du Conseil d’administration

7.2. Communications
Aucune communication publique ne peut être faite au nom de l’association sans l’approbation préalable du Conseil d’administration